Prowadzenie firmy wiąże się wprost z potrzebą prowadzenia księgowości. Na bazie dokumentów księgowych zapisywane są wszelkie zdarzenia finansowe w firmie, za sprawą czego o wiele łatwiej analizować wydatki. Dowody księgowe zawierają m.in. informacje dotyczące sprzedaży i zakupów, wydatków czy inwestycji przedsiębiorstwa oraz informacje z zakresu podatków oraz pensji pracowników. Z uwagi na to, że księgowość jest istotnym i rozbudowanym działem niemal każdej firmie, w zależności od jej wielkości konieczna jest księgowa, zatrudnione biuro rachunkowe albo pełen wydział odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji rachunkowej.

Dostępne są dwa główne sposoby prowadzenia rozliczeń księgowych, są to: pełna księgowość, inaczej księga handlowa oraz księga przychodów i rozchodów, inaczej księga podatkowa. Reguły wskazane w ustawie o rachunkowości wskazują, które firmy muszą mieć księgę handlową, a jakim wystarczy księga przychodów i rozchodów. Uzależnione to jest od formy działalności gospodarczej oraz od charakteru firmy i przychodu rocznego.

Metody prowadzenia księgowości

Pełna księgowość to najbardziej rozbudowana forma rozliczeń. Poprzez szczegółowe informacje pokazuje finansową sytuację firmy: rentowność, płynność oraz finansową gospodarność. Na bazie księgi handlowej firma rozlicza się z organami podatkowymi. Według ustawy o rachunkowości do prowadzenia pełnej księgowości zobowiązane są na przykład spółki handlowe w tym kapitałowe, osobowe oraz spółki w organizacji, stowarzyszenia oraz fundacje nawet w sytuacji, kiedy ich źródłem przychodu są tylko składki członkowskie, a także województwa, powiaty, gminy i ich związki. Ponadto księgę handlową prowadzą osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, jawne spółki osób fizycznych oraz spółki partnerskie, jeżeli we wcześniejszym roku obrotowym ich przychody netto ze sprzedaży produktów, towarów i operacji finansowych miały przynajmniej równowartość 2.000.000 euro w złotówkach.

Z kolei księga przychodów i rozchodów to księgowość uproszczona. Wpisy dotyczące rozchodów i przychodów muszą zawierać w tym przypadku wykaz dochodów, kosztów i przychodów z podziałem na zwolnienia podatkowe. Do ewidencji w księgowości uproszczonej muszą zostać uzupełnione także ewidencje trwałych środków, pracowników, a oprócz tego wykaz dochodów zwolnionych z podatku z poprzednich lat. Uproszczoną księgowość prowadzą osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, jawne spółki osób fizycznych oraz spółki partnerskie, których przychód roku obrotowego nie przekracza 2.000.000 euro w złotówkach.

Metoda prowadzenia księgowości uzależniony jest od działania firmy, charakteru, wielkości oraz struktury. O tym, któremu sposobowi prowadzenia księgowości powinna podlegać dana działalność gospodarcza zawsze warto omówić ze specjalistą. Na przykład zakładając firmę ze wsparciem księgowej, przedsiębiorca z łatwością uzyska wskazówki od samej księgowej, która forma będzie najwłaściwsza.

Elektroniczna księgowość

Podobnie jak w pozostałych specjalnościach, w księgowości także tworzą się nowe rozwiązania technologiczne. Szczególnym ułatwieniem w prowadzeniu firmy są przygotowane w ciągu ostatnich lat programy komputerowe, oferujące sprawne prowadzenie ksiąg. Często takie programy da się kupić w abonamencie lub na własność. Znaczna część biur rachunkowych korzysta z takich programów, głownie dlatego, że księgowość elektroniczna jest sporym usprawnieniem dla pracy samej księgowej, a także wygody przedsiębiorcy. Wśród wielu funkcji w e-księgowości znajdują się: umiejętność sprawnego i szybkiego przekazywania, wystawiania, a także kompletowania dowodów księgowych, edycji planów kont, łatwego podglądu finansów lub wglądu w informacje o podatkach i składkach ZUS. Z reguły program e-księgowości jest wyjątkowo prosty w obsłudze, a kolejnie aktualizacje pilnują, żeby program był bezustannie zgodny z przepisami.

W jaki sposób współpracować z księgową?

Możliwości współpracy z księgową są różne. W przypadku największych firm, gdzie jest wiele generowanych dokumentów księgowych, najmocniej korzystne będzie zatrudnienie księgowej (albo nawet zatrudnienie rozbudowanego działu księgowego) na etat. W sytuacji mniejszych i średnich firm zwykle używaną praktyką jest prowadzenie księgowości, nawiązując współpracę z biurem rachunkowym. Istotne we współpracy z księgową jest określenie narzędzi, z których będą używać obie strony, żeby w bardzo szybki sposób udostępniać dokumenty i wszelkie działania księgowe. W księgowości trzeba stosować się do terminów, ze względu na to wszelkie dokumenty, zawsze skompletowane i jak najpoprawniej opisane muszą dotrzeć do księgowej w odpowiednim czasie. W tym celu konieczna jest także dobra komunikacja. Komponentem komunikacji rzutującym na dobrą współpracę, na jaki należy zwrócić uwagę jest rzetelny przepływ informacji. Księgowa musi mieć dostęp do najważniejszych danych finansowych i sytuacji firmy, by móc na najwyższym poziomie wypełniać swoje zadania.

www.taxbiuro.net